Nu we na een jaar thuiswerken allemaal gewend zijn aan videobellen via Skype of MS Teams, is het nog een kleine stap om ook via Teams te gaan bellen. Want op een Microsoftplatform zijn alle functionaliteiten van het werk intussen geïntegreerd, behalve bellen. Door voor Teams te kiezen, zet je de laatste stap in die integratie en daarnaast levert het een aantal voordelen op: beheersbare kosten en optimale bereikbaarheid.
overal en altijd bellen
Als je belt via Teams, kan je overal ter wereld altijd bellen, mits je beschikt over een goede internetverbinding. Je logt in op een PC, laptop of mobiel device, kiest het gewenste nummer uit de telefoonlijst of via het numeriek toetsenbord en maakt verbinding. Andersom werkt het net zo en kan je alle telefoontjes via Teams laten binnenkomen.
teams als telefooncentrale
Als je al werkt met Microsoft 365, kun je met enkele aanvullende licenties Teams volledig inrichten als telefooncentrale. Dat biedt voordelen. Je hebt geen hardware meer nodig en ook geen onderhoud ervan. Daarnaast combineer je nu alle werkprocessen in één systeem. Met Teams kan je werken, bestanden opslaan en delen, projecten plannen, agenda’s delen, online overleggen en dus ook bellen. De functionaliteiten zoals openingstijden, wachtrijen en het keuzemenu’s die Teams als telefooncentrale biedt, gaan verder dan conventionele telefooncentrales.
functionaliteiten
Het voert hier te ver om alle mogelijkheden op te sommen die Teams als telefooncentrale biedt. Je kan er simpelweg vanuit gaan dat alles wat je normaal gesproken van een telefooncentrale mag verwachten, ook met Teams mogelijk is. Dus ook de functies die voor callcenters van belang zijn, zoals het inrichten van keuzemenu’s, wachtrijmanagement, routing methods en de mogelijkheden voor monitoring en rapportage.
stappenplan
Hoewel het inrichten van Microsoft Teams als telefooncentrale zeker niet eenvoudig is, merk je er als organisatie helemaal niks van. Met een doordacht stappenplan zorgen we als Vindicta voor een soepele migratie naar eenvoudiger en voordeliger bellen:
stap 1: inventarisatie situatie
Door middel van een afspraak op locatie of online via Teams willen we weten hoe de huidige ICT- en belomgeving er uitziet. Dat geldt overigens alleen voor organisaties die nog geen klant zijn bij ons. Ook willen we weten hoeveel medewerkers, werkplekken en telefoonnummers er zijn en een indruk krijgen van de mate van complexiteit.
stap 2: inventarisatie wensen en behoeften
Tijdens diezelfde afspraak bespreken we welke kant je op wilt en welke keuzes je voorkeur genieten. Om een voorbeeld te geven: je kunt kiezen voor direct routing, wat betekent dat je belt via je huidige sip trunk leverancier. Je kunt er ook voor kiezen om Vindicta met Microsoft als provider te kiezen. Beide opties hebben voor- en nadelen en wij leggen dat helder aan je uit.
stap 3: voorstel
We nemen alle vergaarde informatie mee terug naar kantoor en verwerken dat tot een concreet voorstel. Hierin staat wat voor jouw organisatie de meest optimale oplossing is en hoe we dat inrichten. Je krijgt een duidelijk beeld van de eenmalige kosten voor het inrichten en de variabele kosten voor de licenties, service en het onderhoud. Ook de planning maakt deel uit van het voorstel.
stap 4: inrichten
Nadat je akkoord hebt gegeven op het voorstel, plannen we de inrichting met je in. Daarna is het een kwestie van dagen voordat het klaar is. De doorlooptijd is onder meer afhankelijk van jullie en onze planning en de complexiteit van de opdracht. De werkzaamheden verrichten we allemaal op afstand. Je ziet en merkt er dus niets van en iedereen kan ongehinderd door met het dagelijkse werk.
stap 5: testen
Nadat alles klaar is, gaan we testen. Tijdens de inventarisatie hebben we je gevraagd om enkele key users aan te leveren met wie we deze tests kunnen uitvoeren. Meestal gaat dat om drie tot vijf medewerkers van verschillende afdelingen.
stap 6: implementeren
Als de testen zijn geslaagd en het systeem feilloos werkt, kan iedereen binnen de organisatie inloggen en bellen en gebeld worden met MS Teams. Als Vindicta blijven wij op afstand beschikbaar voor vragen, wensen om instellingen aan te passen of nieuwe medewerkers aan te sluiten.
analyse en rapportage
Net als een gebruikelijke telefooncentrale biedt ook MS Teams tal van rapportagemogelijkheden, die je eenvoudig kunt exporteren naar Power BI of het ingebouwde Microsoft Call Quality Dashboard. Zo heb je altijd inzicht in de hoeveelheid calls, responsetijden, gespreksduren enzovoort op elk gewenst niveau binnen de organisatie. Ook deze functionaliteiten kunnen we al tijdens de installatie voor je inrichten.
meer weten over MS Teams bellen?
Vindicta is gecertificeerd dealer van Microsoft producten en onder andere gespecialiseerd in MS Azure en MS Teams. We kunnen je adviseren over de mogelijkheden en Teams bellen volledig op maat voor je inrichten. Wil je weten wat Microsoft Teams voor jouw organisatie kan betekenen? Bel dan met Vindicta voor een vrijblijvend adviesgesprek: 085-2733 980.