Teams, de hub voor samenwerking van Microsoft
Met Microsoft Teams kan je met verschillende groepen mensen virtueel samenwerken in dezelfde werkomgeving. Dat houdt in dat de leden van een groep op verschillende manieren met elkaar kunnen communiceren, content kunnen maken, bewerken en delen, plannen kunnen opstellen en taken kunnen toekennen. Ook kunnen ze met elkaar vergaderen zonder dat ze fysiek bijeen zijn. Nu waren al die verschillende functionaliteiten er al wel, maar niet via één applicatie. Als je op Teams inlogt, heb je alles direct onder handbereik. Het enige wat je nog nodig hebt, is een verbinding met internet.
Hoe werkt Microsoft Teams?
Microsoft Teams maakt deel uit van de meeste versies van Microsoft 365, net als allerlei andere applicaties zoals Word, Excel, OneDrive en OneNote. Binnen de omgeving van MS Teams kan je van al die applicaties gewoon gebruik maken. Er zijn inmiddels honderden applicaties en er komen bijna dagelijks nieuwe applicaties bij. Vervolgens kan je groepen aanmaken, die -je raadt het al- teams worden genoemd. Het aantal teams is onbeperkt, net als het aantal teams waaraan je als gebruiker kan deelnemen. Het is in die zin vergelijkbaar met WhatsApp, waarin je ook allerlei groepen kan aanmaken. In Teams kan je per lid gebruikersrechten toekennen. Standaard staat dat ingesteld op lezen en bewerken, maar dat kan je ook aanpassen. Leden van een team kunnen vervolgens, door gebruik te maken van verschillende applicaties, documenten aanmaken, bewerken en delen en met elkaar via chat, mail of video communiceren.
Een praktijkvoorbeeld
Stel dat je een bedrijf hebt waarin je projectmatig met verschillende teams voor opdrachtgevers werkt. Elk projectteam heeft een accountmanager, een projectmanager en een aantal binnendienstmedewerkers. De projectmanagers en accountmanagers werken regelmatig op locatie bij klanten. In Microsoft Teams maak je dan per project een team aan. Hieraan voeg je dan alle medewerkers van je bedrijf toe die aan dat project werken. In dit team binnen Teams maak je vervolgens verschillende mappen aan: contracten, bezoekverslagen etc. Op die manier heeft elk lid van het team altijd toegang tot relevante informatie. De accountmanager kan gemakkelijk met de andere teamleden overleggen als hij of zij bij de klant zit en de binnendienst kan eenvoudig even ‘aanhaken’ tijdens een vergadering bij de klant.
Bestanden delen binnen Teams
Je kunt binnen Teams makkelijk bestanden delen door een link te versturen van het document of map naar de persoon die de toegang nodig heeft. Tevens kun je ook externen toegang geven op deze manier. Zorg wel dat gastentoegang goed geconfigureerd is, zodat de veiligheid van de bedrijfsdata gewaarborgd blijft. Door de verschillende mogelijkheden van bestanden delen en externe toegang is Teams een erg geschikte applicatie om samen te werken binnen een project.
Applicaties binnen Teams
Zoals gezegd, zijn alle applicaties die voor Microsoft 365 beschikbaar zijn, ook te gebruiken binnen Teams. Dat biedt een schat aan mogelijkheden, waarbij je zou kunnen stellen dat je naast Teams geen andere werkomgeving meer nodig hebt. Met behulp van de Planner kan je projecten inrichten, plannen en taken aan teamleden toewijzen. De koppeling met Outlook zorgt ervoor dat alle afspraken meteen in de agenda zichtbaar zijn. Een ander voorbeeld is Power Automate, waarmee je repeterende processen kan automatiseren. Of Power BI (Business Intelligence), waarmee je activiteiten en resultaten kan monitoren, analyseren en rapporteren. Ook applicaties van derden die geschikt zijn voor gebruik in Microsoft 365, zoals Astana en Zendesk, kan je in Teams gebruiken.
Teams als telefoon
Teams wordt nu vooral gebruikt om online, met beeld, te overleggen. Dat kan intussen met 49 mensen tegelijk. Minder bekend is dat je Teams ook kan inzetten als telefooncentrale. Met de button ‘Oproepen’ kan je via Teams zowel intern als extern bellen. Net als bij een vast VoIP-toestel krijg je een kiezer te zien, waarmee je een nummer kan intoetsen. Je kan telefoonlijsten en groepen aanmaken, je belhistorie bekijken en je voicemailberichten inzien. Door je telefooncentrale met Teams te koppelen, is het mogelijk om de functionaliteiten van Teams te integreren met de functionaliteiten van de telefooncentrale als openingstijden, wachtrijen en keuzemenu. Met deze koppeling ben je bereikbaar via de Teams Client op je computer, de Teams App op je smartphone of via een vast telefoontoestel die geschikt is voor Teams.
Teams werkt veilig, mits…
Met Microsoft Teams werk je, net als Microsoft 365, online in de cloud. MS Teams maakt gebruik van de opslagcapaciteit van Microsoft. Dat betekent onder meer dat alle data die in Europa wordt opgeslagen, ook binnen de datacenters van Europa blijven. Die opslag wordt als veilig aangemerkt. De mogelijke onveiligheid zit vooral aan de gebruikerskant. Omdat je overal ter wereld waar internet is, op Teams kunt inloggen, heb je theoretisch ook overal toegang tot documenten die je kan downloaden. Dat downloaden kan dan ook op een device dat niet tot het bedrijf behoort. Door Teams goed in te richten, passende autorisaties toe te kennen te werken met dubbele verificatie, kan je ongewenst en onveilig gebruik voorkomen.
Back-up van Teams
In Teams zijn geen voorzieningen getroffen voor back-ups. Het maakt deel uit van Microsoft 365, dat ook geen back-up faciliteiten heeft. Je kunt je bestanden opslaan in OneDrive, maar daarmee staan ze nog altijd in de cloud van Microsoft 365. Om je bestanden op een andere plek zeker te stellen, moet je dat aanvullend organiseren. Dat kan bijvoorbeeld met een eigen back-up server on premise of een clouddienst als Azure of AWS.
Voor wie is Teams interessant?
Zodra je met meer mensen aan een opdracht of project werkt, waarbij regelmatig content wordt gedeeld en overleg wordt gevoerd, is Microsoft Teams interessant. Alle informatie en ook communicatie wordt op dezelfde plek bewaard en is dus gemakkelijk terug te vinden. Teams is overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. Je hebt altijd inzicht in wie bij welk team is betrokken en je kunt eenvoudig medewerkers toevoegen of juist weghalen. Ook anderen dan leden van de eigen organisatie kun je als gast toevoegen. Op die manier kan je organisatie-overschrijdend samenwerken in Teams. Teams is niet alleen geschikt is voor Windows, maar kan ook worden gebruikt in combinatie met andere besturingssystemen. Voor Apple is er ook een Teams-app in IOS beschikbaar. Dit is goed nieuws voor organisaties waar zowel met Windows als met iPhones wordt gewerkt.
De voordelen van Microsoft Teams op een rijtje
Met de honderden applicaties die erbinnen kunnen worden gebruikt, zijn de mogelijkheden van Microsoft Teams bijna oneindig. Ook de voordelen zijn talrijk, waarvan we de belangrijkste op een rijtje zetten. Overigens kunnen die voordelen per bedrijf en doel verschillen.
- Samenwerken en communiceren via één portal
- Honderden applicaties toegankelijk via één portal
- Alle informatie over een klant, project of onderwerp overzichtelijk op één plek beschikbaar
- Veilig dataverkeer en opslag
- Te gebruiken op met verschillende devices als PC, laptop en smartphone
- Kostenbesparend; aanschaf, onderhoud en beheer van een eigen dataserver is overbodig
- Overal ter wereld toegankelijk (mits er internet aanwezig is)
Voorbereiden en plannen
De meeste bedrijven werken al met Microsoft Teams om online te vergaderen of te overleggen. Als je besluit om meer te gaan doen met Teams, vraagt dat een goede voorbereiding. Zo moet je van tevoren weten hoe je het gaat inrichten, wat je gaat doen met de autorisatie van gebruikers voor de verschillende teams en hoe je de veiligheid van inloggen, data en back-up wilt organiseren. Vindicta is als gecertificeerd licentiehouder van Microsoft opgeleid om organisaties te begeleiden bij het inrichten van Teams. We gebruiken de applicatie ook zelf en zijn er erg enthousiast over. We beschikken over een flinke dosis theoretische kennis en voegen daar onze eigen ervaring uit de praktijk aan toe. Dat samen delen we graag met onze opdrachtgevers. Zo weten we intussen uit ervaring dat het slim is met alle medewerkers duidelijke afspraken te maken over de manier waarop Teams wordt gebruikt, een soort Teams-etiquette.
De toegevoegde waarde van Vindicta
Als je een Microsoft 365 account hebt, is het eenvoudig om met Teams te gaan werken. Toch is het slimmer om dat samen met Vindicta te doen. Het scheelt je uiteindelijk tijd en geld en je weet zeker dat je veilig werkt. De argumenten op een rijtje:
- Microsoft factureert niet, maar schrijft af van je creditcard en dat is boekhoud-technisch lastig voor ondernemers. Via Vindicta krijg je netjes een factuur met BTW. Dat kost niet meer, omdat wij als gecertificeerd licentiehouder tegen beter condities kunnen inkopen bij Microsoft.
- We zijn specialisten en ervaringsdeskundigen als het gaat om het veilig inrichten van cloudoplossingen en applicaties zoals Microsoft Azure, Microsoft 365 en ook Teams.
- We inventariseren eerst de ICT en de werkprocessen waarvoor Teams wordt ingezet voordat we Teams gaan inrichten.
- We kunnen ervoor zorgen dat alle medewerkers voldoende kennis hebben om vanaf de eerste dag enthousiast en op de juiste manier met Teams aan het werk gaan.
- We zetten altijd eerst netjes de investeringen op een rijtje, voor we aan het werk te gaan.
- We houden ons aan de planning en afspraak is voor ons afspraak.
Meer weten over Microsoft Teams?
De ontwikkeling van Teams gaat enorm snel. Bijna dagelijks verandert er wel iets in de applicatie. Bij Vindicta houden we dat allemaal netjes bij en informeren we onze klanten met relevante updates. Wil je alvast een korte handleiding over Teams ontvangen, klik dan hier. Wil je nu al meer weten over de mogelijkheden voor je organisatie? Bel dan 085 2733 980.