Sinds de uitbraak van Covid-19 heeft bijna iedereen die thuiswerkt wel kennis gemaakt met Teams. Het massale gebruik verraste ook Microsoft en zo kon het soms gebeuren dat Teams tijdelijk niet beschikbaar was. Intussen heeft Microsoft de servercapaciteit flink opgeschaald. Ook kan je nu met veel meer mensen tegelijkertijd overleggen en heb je ook meer personen in je scherm. In maart waren dat er nog vier; intussen zijn er dat maximaal 49. Kortom, Teams is in een half jaar tijd enorm populair geworden, maar wordt nu met name gebruikt als tool voor online overleg. Terwijl er zoveel meer mogelijk is. En het enige wat je ervoor nodig hebt, is een verbinding met internet.
teams als project assistent
De naam Teams zegt het al: je kan het bij uitstek gebruiken om binnen groepen samen te werken. Net als bij WhatsApp kan je oneindig veel groepen aanmaken. Binnen die groepen kan je elk groepslid apart autoriseren en je kan ook gasten toevoegen, die standaard minder rechten hebben. Handig als je met externe partijen werkt. Binnen Teams heb je alle tools die je voor een project nodig hebt: agenda, planner, bestandsbeheer, chat- en berichtenbox. En er komen nog steeds nieuwe functionaliteiten bij. Door apps toe te voegen, kan je nog veel meer. Bijvoorbeeld met Power Automate, waarmee je repeterende processen kan automatiseren en met Power BI (Business Intelligence), waarmee je activiteiten en resultaten kan monitoren, analyseren en rapporteren. Er zijn honderden apps binnen Teams beschikbaar en je kan ook apps van derden toevoegen.
teams als telefoon
Een andere, minder bekende functionaliteit van Teams, is telefoon. Binnen Teams kan je met de button ‘Oproepen’ zowel intern als extern bellen. Je krijgt dan een kiezer te zien waarmee je, net als bij een vast VoIP toestel, een nummer kan intoetsen. Je kan telefoonlijsten en groepen aanmaken, je belhistorie bekijken en je voicemailberichten inzien. Door je telefooncentrale met Teams te koppelen, is het mogelijk om de functionaliteiten van Teams te integreren met de functionaliteiten van de telefooncentrale als openingstijden, wachtrijen en keuzemenu. Met deze koppeling ben je bereikbaar via de Teams Client op je computer, de Teams App op je smartphone of via een vast telefoontoestel dat geschikt is voor Teams.
teams is veilig
Met Microsoft Teams werk je, net als MS Office 365, online in de cloud. Teams maakt gebruik van de opslagcapaciteit van Microsoft. Dat betekent onder meer dat alle data die in Europa wordt opgeslagen, ook binnen de datacenters van Europa blijven. Die opslag mag je als veilig veronderstellen. De mogelijke onveiligheid zit vooral aan de gebruikerskant. Je kan immers overal ter wereld waar internet is, op Teams inloggen. Nu maakt Teams gebruik van dubbele identificatie, dus niet iedereen kan zomaar inloggen. Toch zou je, als je wel eenmaal bent ingelogd, toegang hebben tot documenten die je zou kunnen downloaden op een device dat niet tot het bedrijf behoort. Maar ook dat is allemaal te beveiligen, door gebruikersrechten aan te passen of documenten te beveiligen voor printen of downloaden. Je kunt stellen dat Teams, als het goed is ingericht, minstens zo veilig is als de best beveiligde server on premise.
de voordelen van teams op een rijtje
De mogelijkheden van Microsoft Teams zijn oneindig, met de honderden applicaties die je eraan kunt toevoegen. Ook de voordelen zijn talrijk, waarvan we de belangrijkste op een rijtje zetten. Overigens kunnen die voordelen per bedrijf en doel verschillen:
- Samenwerken en communiceren via één portal.
- Honderden applicaties toegankelijk via één portal.
- Alle informatie over een klant, project of onderwerp op één plek bewaard en toegankelijk.
- Altijd de laatste, meest actuele versie van bestanden en records.
- Aanschaf, onderhoud en beheer van een eigen dataserver is overbodig.
- Veilig dataverkeer en opslag.
- Geschikt voor alle devices: PC, laptop en smartphone.
- Overal ter wereld toegankelijk (mits er internet aanwezig is).
teams en vindicta
Vindicta is gecertificeerd dealer van Microsoft producten en onder andere gespecialiseerd in MS Azure en MS Teams. We kunnen je adviseren en Teams volledig op maat voor je inrichten, zodat het haarfijn aansluit op de bestaande ICT-omgeving en de wensen en behoeften van de organisatie. Wil je weten wat Microsoft Teams voor jou kan betekenen? Bel dan met Vindicta: 085-2733 980.