Als inkooporganisatie weet RIJK als geen ander hoe belangrijk een zorgvuldig aanbestedingstraject is. Maar toen de eigen digitale werkplek toe was aan vernieuwing, stond de organisatie ineens zelf aan de andere kant van de tafel. Dat leverde niet alleen een nieuwe IT-partner op, maar ook een duidelijker beeld van wat goed samenwerken in de praktijk vraagt.
RIJK is de inkooppartner van en voor 18 gemeenten in Noord- en Zuid-Holland en Utrecht. Met expertise in inkoop, aanbesteden en contractmanagement ondersteunt RIJK gemeenten bij uiteenlopende inkoopvraagstukken. De organisatie bestaat uit een betrokken team van ongeveer dertig professionals, die veelal op verschillende locaties werken. Verbinding tussen collega's staat daarbij centraal.
De aanleiding voor de aanbesteding kwam niet voort uit ontevredenheid over de bestaande situatie. RIJK merkte vooral dat de organisatie zich verder ontwikkelde en behoefte had aan een digitale werkplek die deze ontwikkeling ondersteunde. Samenwerken met collega's en opdrachtgevers vroeg om een moderne en flexibel ingerichte omgeving.
Volgens Michelle van Lierop, adviseur bedrijfsvoering en projectleider van het aanbestedingstraject, zocht RIJK daarom bewust naar een partij die meer biedt dan het leveren van apparatuur en beheer. Innovatie, toekomstbestendigheid en het vermogen om mee te denken over ontwikkelingen zoals AI speelden een belangrijke rol in de beoordeling.
"Voor ons gaat een goede samenwerking verder dan alleen het beheer van de digitale werkplek. We zochten een partner die naast ons staat, met ons meedenkt en ons helpt om ook richting de toekomst de juiste stappen te zetten."
Aan de andere kant van de tafel zitten leverde nieuwe inzichten op. De kennis van aanbesteden was ruimschoots aanwezig, maar goede inhoudelijke IT-expertise is essentieel om de juiste vragen te stellen en de gewenste oplossing scherp te formuleren.
Daarom werd externe expertise betrokken bij de voorbereiding. Die combinatie van aanbestedingskennis en technische verdieping maakte het mogelijk om niet alleen op prijs en beheer te selecteren, maar ook op samenwerking, innovatie en partnerschap.
Vindicta overtuigde door deskundigheid te combineren met een samenwerkingsgerichte aanpak en het vermogen om RIJK de komende jaren verder te helpen.
Na de gunning ging Vindicta aan de slag met de implementatie van de nieuwe digitale werkplek. Nu deze in gebruik is, blijven RIJK en Vindicta samen kijken hoe de werkplek medewerkers zo goed mogelijk kan ondersteunen in hun dagelijkse werk.
Volgens Lilian Döpp, manager interne organisatie en lid van het managementteam, zit de meerwaarde vooral in de manier van samenwerken. Die samenwerking krijgt vorm door regelmatig overleg, strategische sessies en gezamenlijke verkenningen, op het gebied van AI, waarbij informatiebeveiliging, verantwoord gebruik en praktische toepasbaarheid centraal staan.
De nieuwe omgeving heeft RIJK een gebruiksvriendelijke, moderne werkplek opgeleverd die beter aansluit bij de manier waarop medewerkers en opdrachtgevers samenwerken. Daarnaast ervaart de organisatie meer grip op innovatie en technologische ontwikkelingen.
Misschien nog belangrijker is het vertrouwen dat in de samenwerking is ontstaan.
De samenwerking met Vindicta voelt laagdrempelig. We kunnen vraagstukken open bespreken en samen onderzoeken wat een passende oplossing is. Dat Vindicta iedere maand bij ons aanwezig is, helpt daarbij: je stemt makkelijker af en kunt sneller stappen zetten", zegt Lilian.
Waar de eerste fase vooral draaide om het neerzetten van een solide basis, verschuift de aandacht nu naar de toekomst. RIJK onderzoekt actief hoe nieuwe technologieën, waaronder AI, kunnen bijdragen aan slimmer werken en verdere professionalisering van de organisatie.
Met een moderne digitale werkplek en een samenwerking die verder gaat dan beheer, heeft RIJK een stevige basis voor de volgende stap.