Als senior consultant van Vindicta krijg ik nog weleens de vraag wat wij precies aan projectmanagement doen. Blijkbaar is dat voor bedrijven niet helemaal duidelijk, dus reden temeer daar in een blog wat aandacht aan te besteden. Want we doen veel aan projectmanagement. Aan de hand van een voorbeeld zal ik uitleggen wat wij verstaan onder goed projectmanagement.
De klantvraag
Projectmanagement begint altijd met een klantvraag. Er zijn bijvoorbeeld problemen met de huidige IT-oplossingen of er gaat een verhuizing plaatsvinden. Zoals vorige week, toen een bedrijf mij belde en vertelde dat ze deze zomer gaan verhuizen. Van een bedrijfspand waar ze gebruik maken van allerlei gezamenlijke faciliteiten gaan ze naar een pand waar ze alles zelf moeten gaan regelen. De vraag is wat ze moeten doen om ervoor te zorgen dat de verhuizing vlekkeloos verloopt. Alle medewerkers moeten de dag na de verhuizing uiteraard op een prettige en juiste manier door kunnen werken. Een schoolvoorbeeld van een project, met een duidelijke kop en staart. En dat begint voor ons met een inventarisatie van de huidige en gewenste situatie, waarbij ik zelf al passende oplossingen bedenk.
Inventarisatie
Bij de inventarisatie van de situatie bij de opdrachtgever brengen we de werkwijze en infrastructuur zo goed mogelijk in kaart. Dit wordt direct gedocumenteerd en inzichtelijk gemaakt. We willen weten welke hardware wordt gebruikt. Daarmee bedoel ik welke verbindingen, netwerken, servers, switches, firewalls, wifi en printers er in gebruik zijn. Daarnaast brengen we de software in kaart. Welke applicaties worden gebruikt, welke websites hebben ze in beheer, zijn er verbindingen met derden en wordt er ook thuis door werknemers ingelogd. Vindicta zelf is ISO 27001 gecertificeerd en mede vanuit dat oogpunt zorgen wij tijdens het hele project dat alle veiligheidsrisico’s benoemd worden. Zijn er risico’s in de huidige situatie (waar we meteen wat mee moeten), waar moeten we bij de verhuizing rekening mee houden en welke risico’s zijn er na de verhuizing. In dit geval gaat het om een verhuizing van het bedrijf, maar hetzelfde geldt voor alle projecten die wij binnen Vindicta uitvoeren.
Offerte en projectplan
Als we alles hebben geïnventariseerd zal de offerte worden opgesteld. Die bespreken we met de opdrachtgever en zodra we daar een akkoord op hebben, maken we een projectplan. Dit is een uitgebreid document, dat we in twee versies maken. In de versie voor de opdrachtgever staat precies wat we gaan doen, wanneer we dat doen en wat we van de opdrachtgever nodig hebben. Ook zijn er altijd momenten voor afstemming in opgenomen, zodat de opdrachtgever goed op de hoogte blijft van de voortgang. Het projectplan nemen we uitvoerig met de opdrachtgever door en ook daarvoor willen we een akkoord voordat we aan de slag gaan.
De andere versie van het projectplan is voor intern gebruik. Hierin staat precies wat ik als projectmanager van mijn interne organisatie nodig heb. Dus wie wat wanneer moet doen voor het project. De projectmanager zal tussen ons interne team, de klant en de leveranciers staan. Hij zorgt ervoor dat iedereen de deadlines haalt en schakelt bij waar nodig.
Altijd een back-up
Bij elk project werken we met een projectmanager en een projectuitvoerder. De projectuitvoerder kan het project direct overnemen als de projectmanager niet beschikbaar is. We leggen ook alles vast, zodat achteraf iedereen kan zien wat we precies hebben gedaan. Meestal blijven we na oplevering van een project verbonden aan de opdrachtgever voor bijvoorbeeld beheer, service of onderhoud. Dan blijven ook dezelfde projectmanager en projectuitvoerder het aanspreekpunt. Voor de opdrachtgever is dat heel fijn, want die hoeft niets meer opnieuw uit te leggen. Je leert elkaar steeds beter kennen.
Het verschil van Vindicta in goed projectmanagement
Wat wij doen, doen heel veel andere ICT-bedrijven ook. Toch kiezen onze opdrachtgevers heel bewust voor Vindicta. Als ik ze dan vraag waarom dat is, krijg ik vaak dezelfde argumenten terug:
- Onze consultants zijn communicatief vaardig en spreken begrijpelijke taal; ze verschuilen zich niet achter IT-jargon.
- We achterhalen de werkelijke behoefte van onze opdrachtgevers en geven een eerlijk advies, we gaan altijd voor de beste oplossing voor de klant.
- We houden de opdrachtgever voortdurend op de hoogte van de voortgang en informeren tijdig over eventuele extra werkzaamheden of kosten. Daarnaast zijn we goed bereikbaar voor onze klanten.
Of zoals een klant van ons onlangs verwoordde bij overige opmerkingen in een enquête:
‘Wat een buitengewoon vriendelijk en vaardig team heeft Vindicta in huis! Ze zijn in staat gebleken onze wensen door te vertalen naar een prima werkomgeving. Hierbij was zowel de aangeboden oplossing als de communicatie en implementatie boven verwachting!’
Gijs Viester – Senior ICT Consultant